Acht Wochen vorher: Datum, Gästezahl, Raum
Legen Sie zuerst das Datum fest, dann eine grobe Gästezahl mit Reserve nach oben. Erst danach suchen Sie den Raum – umgekehrt verlieren Sie Optionen.
Fragen Sie mehrere Räume gleichzeitig an. Verfügbarkeit und Preis unterscheiden sich stark, und eine Anfrage kostet Sie zwei Minuten.
Sechs Wochen vorher: Einladungen und Verpflegung
In die Einladung gehören Zeit, Adresse, Anreise mit dem öffentlichen Verkehr, Parkplatzsituation und eine Rückmeldefrist. Fragen Sie gleich nach Allergien und Unverträglichkeiten.
Entscheiden Sie zwischen Catering, Apéro riche und Selbstgemachtem. Selbst kochen ist günstiger, kostet aber genau am Festtag die Zeit, die Sie eigentlich bei den Gästen sein wollen.
Zwei Wochen vorher: Ablauf und Technik
Skizzieren Sie einen groben Ablauf mit Ankunft, Apéro, Essen, Reden und Musik. Testen Sie Musikanlage und Anschlüsse im Raum, wenn möglich vor Ort.
Bestimmen Sie eine Person, die während des Fests Ansprechperson ist – dann müssen Sie nicht selbst jede Frage beantworten.
Die Nachbarschaft nicht vergessen
Ein kurzer Zettel oder ein Hinweis an die direkten Nachbarn verhindert die meisten Reklamationen. Nennen Sie die Endzeit und eine Telefonnummer – das wirkt oft besser als jede Entschuldigung hinterher.
Am Tag danach
Planen Sie den Abbau realistisch und organisieren Sie zwei bis drei Helferinnen und Helfer im Voraus. Vergessen Sie Abfallsäcke, Putzmittel und die Rückgabe von Mietmaterial nicht – daran hängt in der Regel das Depot.
Häufige Fragen
- Welcher Raum passt für 50 Gäste?
- Für 50 Gäste mit Sitzplätzen brauchen Sie rund 100 Quadratmeter. Geeignet sind Partyräume, Vereinslokale, kleinere Säle und Restaurantsäle. Bei einem Apéro im Stehen reichen etwa 60 Quadratmeter.
- Wie lange darf ich Musik spielen?
- Das legt der Anbieter fest, in Wohngebieten meist bis 22 oder 24 Uhr. Kellerlokale, Räume in Gewerbezonen und Festhütten haben in der Regel großzügigere Zeiten.
- Was kostet ein Partyraum für einen Abend?
- Ein einfacher Partyraum oder Vereinskeller kostet oft zwischen 100 und 400 Euro pro Abend, dazu kommen Reinigung und Depot. Größere Säle mit Infrastruktur liegen deutlich darüber.